Les points essentiels à considérer pour un voyage d’affaires réussi

La préparation d’un voyage d’affaires implique une grande organisation. Cela, afin d’éviter qu’il devienne stressant ou même qu’il tourne à la catastrophe. En seulement quelques jours, vous allez notamment devoir jongler entre les rendez-vous et les descentes sur terrain. Il se peut même que vous deviez changer de villes ou de pays, entretemps. Ce qui ne vous permet pas trop de faire place à l’improvisation ou de laisser le hasard faire les choses. Votre entreprise compte sur vous pour saisir la grande opportunité offerte par ce déplacement professionnel, alors vous devez veiller à le réussir.

Ce que vous devez apporter afin de bien accomplir votre mission professionnelle

voyage affaire

Qu’il s’agisse d’un voyage au Moyen-Orient, ou outre-Atlantique, ou encore dans une autre ville de votre pays, il existe quelques indispensables dont vous devez établir une check-list afin de réussir votre mission. Les plus importants seront énumérés ci-dessous, mais n’hésitez pas à ajouter (ou à éliminer) des éléments à cette liste, pour qu’il corresponde le mieux à votre situation :

  • Des copies de vos papiers d’identité, visa, cartes de crédit, etc.

Vous pouvez photocopier ces documents et les conserver en lieu sûr parmi vos bagages. Il vous est également possible de les scanner afin de les sauvegarder sur le disque dur de votre ordinateur portable ou encore sur une plateforme Cloud.

  • Des copies de vos documents professionnels sur différents supports

La prudence est de mise pour réussir ce que vous avez à faire lors de ce déplacement professionnel. Ainsi, enregistrez vos documents professionnels sur des clés USB et/ou un disque dur externe, en plus de votre ordinateur. Par ailleurs, dans la même idée, n’oubliez pas vos chargeurs et apportez un adaptateur de courant.

  • Cartes de visite, et peut-être des cadeaux

Il s’agit d’un voyage d’affaires alors vous ne devez pas oublier vos cartes de visite afin d’assurer une bonne collaboration. D’ailleurs, dans certaines régions comme l’Asie, l’échange de cartes de visite est un rituel qui revêt un aspect important en matière de relation. Par ailleurs, en plus de vos cartes de visite, vous pouvez également apporter quelques brochures ou même des goodies qui représentent votre société. Cela va à coup sûr faire de l’effet à vos clients et vos partenaires.

Veiller à régler minutieusement les formalités administratives

Certainement, il est important de s’assurer que vous allez emporter tout ce qui est nécessaire pour mener à bien votre mission. Mais il est également essentiel de veiller à ce que les formalités administratives soient réglées sans faute. Là encore, établir une check-list est une excellente méthode pour ne rien oublier.

  • Vérifiez votre passeport – Veillez bien à ce qu’il soit en cours de validité. Pour certains pays, il faut que votre passeport soit valide 6 mois après la date prévue de votre retour. Prenez donc en compte de cette information, si cela vous concerne effectivement.
  • Visa – Vous aurez peut-être besoin d’un visa, selon le pays dans lequel vous allez séjourner et la durée de votre voyage. De plus, un visa peut être gratuit ou payant. Il peut également être délivré à l’arrivée ou avant celle-ci, en fonction des destinations. Vous devez obtenir ces renseignements au plus tard un mois avant votre départ.

La santé : un élément crucial pour la réussite de votre voyage d’affaires

Votre santé occupe une place cruciale pour mener à bien votre voyage d’affaires. Vous auriez peut-être besoin de vous faire vacciner avant votre départ. Il est à noter que certains vaccins nécessitent un premier rappel. Cela doit être pris en compte dans la préparation de votre séjour.

N’oubliez pas non plus votre trousse à pharmacie de voyage. Bien préparer, celle-ci vous sera d’une grande aide pour soigner les éventuels petits bobos que vous aurez au cours de votre séjour. Parmi les indispensables qui compléteront cette trousse, il devrait y avoir les éléments ci-dessous :

  • de quoi traiter contre la douleur et la fièvre,
  • de quoi traiter contre le mal des transports,
  • des antibactériens,
  • le combo passement, compresse, coton,
  • de quoi vous soigner en cas de douleur musculaire ou de brulure,
  • des répulsifs contre les insectes, selon la destination.

Les points à tenir en compte concernant les réservations liées à votre déplacement professionnel

Dans le cas où vous devez vous-même organiser les différentes réservations de votre tourisme d’affaires, certains points sont à prendre en considération. Commencez alors par réserver votre/vos billet(s) d’avion dès que vous connaissez votre date de départ. À ce propos, il peut aussi être opportun de réserver un billet d’avion multidestination, dans le cas où votre mission va s’enchaîner dans plusieurs villes.

Concernant votre hébergement, il est préférable de louer un hôtel proche de l’aéroport ou de la gare, si vous allez devoir changer de ville ou de pays pendant votre séjour. Notez également que les réunions ont lieu habituellement en ville. Dans ce cas, ce serait bien convenable de réserver votre hébergement en pleine ville. Cela va, entre autres, vous éviter les retards.

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